خواندن داشبورد
صفحهای که هر صبح روی آن میآیید: اول آنچه در غیاب شما خراب شده، بعد اینکه اوضاع کجاست.
۳ دقیقه مطالعه
در این صفحه
راهاندازی اولیه
تا وقتی چیزی برای راهاندازی مانده باشد، کارت شروع کنید بالای هر چیز دیگری در این صفحه مینشیند: اینکه تا کجا پیش رفتهاید و یکی دو کار بعدی. وقتی فهرست تمام شود خودش برداشته میشود، و پیش از آن هم میتوانید پنهانش کنید — فهرست کامل در هر حال در صفحهٔ شروع کنید میماند، همراه با راهی برای برگرداندن کارت.
هر مرحله از روی رکوردهای خودتان حساب میشود، نه با تیک زدن دستی؛ پس هیچوقت نمیتواند بگوید مشتریای اضافه کردهاید که نکردهاید. مرحلههایی که نقش شما اجازهٔ انجامشان را ندارد اصلاً نشانتان داده نمیشود، و فهرست وقتی تمام است که سهم خودتان تمام شده باشد.
نیازمند توجه شما
جعبهٔ بالای صفحه خلاصه نیست؛ فهرست استثناهاست و فقط دنبال چهار چیز میگردد:
- فاکتورهای گذشته از سررسید — پرداختنشده و تاریخ سررسیدشان رد شده.
- بوکینگهای بدون خط کشتیرانی — لغو نشدهاند و هنوز خطی برایشان انتخاب نشده.
- پیشفاکتورهای بیجواب — فرستاده شدهاند و دو هفته است دست نخوردهاند.
- فاکتورهای هنوز نفرستاده — پیشنویس ماندهاند، یعنی کار انجام شده و بابتش چیزی طلب شما نیست.
هر سطر بدترین مورد همان دسته را میگوید — اینکه قدیمیترین بدهی چند روز است مانده، یا ساکتترین استعلام چند روز است بیجواب — و به فهرستی که آنها را دارد پیوند میدهد.
هیچ چیزی با عدد صفر نشان داده نمیشود. نواری که همیشه «۰ معوق» مینویسد چشم را عادت میدهد از تنها بخشی از صفحه که قرار است متوقفش کند رد شود؛ پس خالی بودن این جعبه خودش پیام است: چیزی برای پیگیری نمانده.
«عقبافتاده» را تقویم جواب میدهد، نه ستون وضعیت. فاکتوری که کسی معوقش نکرده، فردای سررسید هم اینجا پیدایش میشود.
اوضاع کجاست
پایینتر یک ردیف کوتاه از عددهاست، و اینکه چه چیزی را میشمارد به سمت شغلی شما بستگی دارد:
- کارشناس فروش — پیشفاکتورهای باز خودتان و نرخ پذیرش خودتان.
- کارشناس عملیات و کارشناس مدارک — بوکینگهای فعال، و اینکه چند تایشان هنوز منتظر خط کشتیرانیاند.
- حسابداری — چقدر طلب مانده و چه مقدارش از سررسید گذشته.
- مدیر شرکت و مدیر — همان سه مورد، در سطح کل شرکت.
پول پرداختنشده برای هر ارز یک سطر است. شیپینا دلار را با ریال جمع نمیکند تا یک عدد بزرگ و چشمگیر بسازد، چون آن عدد اصلاً مبلغ پول نیست.
نمودارهای پایین صفحه
سه دسته، هر کدام با یک شکل: وضعیت همین حالا، و روند شش ماه گذشته. پیشفاکتورها بر اساس وضعیت و «تازه در برابر پذیرفتهشده» شمرده میشوند، بوکینگها بر اساس وضعیت و تعداد، و فاکتورها بر اساس سن بدهی و درآمد وصولشده.
اینکه کدام دسته اول بیاید باز هم سمت شغلی شماست — ورود یک حسابدار با فاکتورها باز میشود و ورود یک کارشناس عملیات با بوکینگها. هر سه را همه میبینند.
نقش شما ترتیب را عوض میکند، نه دسترسی را
ارزش دارد که این را دقیق بگوییم، چون از پشت میز این دو شبیه هماند. آنچه میبینید دسترسیهای شماست که مدیر شرکت در تنظیمات تعیین میکند. آنچه اول میآید سمت شغلی شماست که فقط صفحه را مرتب میکند. نقشی که اجازهٔ خواندن فاکتور ندارد نه دستهٔ فاکتورها را میبیند، نه عددهایش را، و هرگز از فاکتور معوق خبردار نمیشود؛ نقشی که اجازه دارد همان اعداد را میبیند، هر جای فهرست که باشد.
اگر نقش شما نه پیشفاکتور بخواند، نه بوکینگ و نه فاکتور، صفحه همین را صریح میگوید بهجای آنکه سه نمودار خالی بکشد.
فعالیت اخیر
فهرست آخر، آخرین تغییر هر رکورد است — از تازه به قدیم، میان پیشفاکتورها و بوکینگها و فاکتورها. تاریخچه نیست: بوکینگی که این هفته چهار مرحله را رد کرده، یک بار و در آخرین مرحلهاش دیده میشود.