مشتریها و نمایندهها
دو دفتری که هر پیشفاکتور، بوکینگ و فاکتور به آنها اشاره میکند — افزودن یکی، غیرفعالکردنش، و دادن ورود اختصاصی به یک رابط.
۴ دقیقه مطالعه
در این صفحه
دو دفتر، یک صفحه
مشتریها و نمایندهها دو نیمهٔ هر حملی هستند که انجام میدهید، و رکوردهاییاند که بقیهٔ شیپینا به آنها اشاره میکند.
- مشتری کسی است که پیشفاکتور به نامش صادر میشود و فاکتور برایش میرود. بدون او هیچچیزِ خط کار شروع نمیشود.
- نماینده کسی است که بار را واقعاً جابهجا میکند، یا کار را معرفی کرده است — خط کشتیرانی، ایجنت، شرکت حمل زمینی، یا فورواردر دیگر. هر بوکینگ سه جایگاه جدا برای نماینده دارد که مقالهٔ خودش را دارد.
اینها یک صفحهاند که دو بار رندر میشود. ستونها، جستوجو، فیلترها و صفحهٔ رکورد در هر دو یکسان رفتار میکنند، پس هرچه در ادامه میآید دربارهٔ هر دو درست است؛ تصویرها فقط اتفاقی از مشتریها گرفته شدهاند.
افزودن یکی
مشتری تازه و نمایندهٔ تازه فرمی با چهار فیلد باز میکنند.
تنها نام الزامی است. سه فیلد دیگر راهِ رسیدن مدارک به آنهاست، و حتی وقتی طرف را خوب میشناسید هم ارزش پرکردن دارند:
- ایمیل تماس — دعوتنامهٔ پورتال به همین نشانی میرود و هر پیشفاکتور و فاکتوری به نام همینجا صادر میشود. شکل نشانی هنگام ثبت بررسی میشود، چون یک حرفِ اشتباه در این فیلد یعنی مشتریای که هیچوقت ورودش را نمیگیرد و خبر هم ندارد که ورودی در کار بوده.
- تلفن تماس و نشانی — نشانی همان فیلدی است که نبودنش مدارک را به دفتر اشتباه میفرستد.
هر چهار فیلد فارسی را میپذیرند، و هر فهرست و صفحهای هم که بعداً آنها را نشان میدهد همینطور. نامی که فارسی تایپ شود، فارسی ذخیره و نمایش داده میشود.
ذخیره شما را مستقیم به رکورد تازه میبرد، نه به فهرست — چون افزودن یک شرکت تقریباً همیشه نیمهٔ اول دعوتکردن یا قیمتدادن به اوست.
اینجا چیزی حذف نمیشود
حذفی وجود ندارد. شرکتی که دیگر با او کار نمیکنید غیرفعال میشود، از صفحهٔ خودش، و در دفتر میماند — چون پیشفاکتورها، بوکینگها و فاکتورهای شما هنوز به او اشاره میکنند و نامی که ناپدید شود تاریخچهشان را هم با خود میبرد.
غیرفعالکردن اول میپرسد، و خودِ پرسش میگوید چه میکند. رکورد روی هرچه هست میماند و هر وقت بخواهید میتوانید دوباره فعالش کنید. اما دسترسی پورتال را قطع میکند: رابط آن شرکت بیرون انداخته میشود و تا وقتی دوباره فعالش نکنید پشت در میماند.
به همین دلیل فهرست فیلتر فعال/غیرفعال دارد. هر تراشه میشمارد که جستوجوی فعلی چه چیزی باقی میگذارد، پس انتخاب یکی هیچوقت شما را روی جدولی خالی نمینشاند که شمارنده گفته بود سطر دارد.
یک صندلی روی پلن شما
پلن شما تعداد مشخصی مشتری فعال و تعداد مشخصی نمایندهٔ فعال اجازه میدهد. غیرفعالها شمرده نمیشوند، و همین تمام تفاوت عملی غیرفعالکردن با حذفی است که آرزویش را دارید.
این بررسی در دو لحظه اجرا میشود، و دانستن دومی میارزد:
۱. هنگام ساختن. سر سقف، فرم با پیامی که نام پلنتان را میبرد رد میکند و چیزی ذخیره نمیشود. ۲. هنگام فعالکردن دوباره. بازگرداندن یک شرکت دقیقاً مثل ساختنش یک صندلی میگیرد — پس صندلیای که آزاد کردهاید و کس دیگری گرفته، به این سادگی پس داده نمیشود.
هیچکدام بازگشتی نیستند. پلنی که کوچکتر از داشتههای فعلیتان شود کسی را حذف نمیکند؛ فقط نفر بعدی را رد میکند. صفحهٔ صورتحساب هر دو شمارش را پیش از آنکه به دیوار بخورید در برابر سقفشان نشان میدهد.
دعوت به پورتال
دکمهٔ دعوت به پورتال در صفحهٔ یک رکورد، برای رابط آن شرکت پیوندی ایمیل میکند تا رمز بگذارد و وارد پورتال مشتری یا نماینده شود. همان پیوند به خودتان هم نشان داده میشود، در قالب فیلدی که میشود کپی کرد، برای حالتی که هر سامانهٔ ایمیلی دارد: نرسیدن.
اینجا دو چیز آدمها را غافلگیر میکند.
اول اینکه چه کسی اجازه دارد. دعوتکردن هرکس — همکار، رابط مشتری، رابط نماینده — دسترسیِ مدیریت کارکنان است، نه دسترسی روی مشتریها. نقشی که تمام روز میتواند مشتری بسازد ممکن است اصلاً دکمهٔ دعوت نداشته باشد، و همانجاست که باید دنبالش بگردید.
دوم اینکه پورتالها میتوانند بسته باشند. یک پورتال وقتی باز است که پلنتان آن را داشته باشد و شرکتتان روشنش کرده باشد، و دعوت به پورتالِ بسته صادر نمیشود بلکه رد میشود. هر دو کلید در تنظیمات شرکت شماست.
پیداکردن یک نفر
جعبهٔ جستوجو نام، ایمیل، تلفن و نشانی را با هم میخواند، و برای همان شکلی ساخته شده که این رکوردها واقعاً تایپ میشوند. نامی که با یک صفحهکلید وارد شده و از صفحهکلیدی دیگر جستوجو میشود باز هم پیدا میشود: املای عربی و فارسیِ یک حرف یکی گرفته میشوند، و همینطور رقمهای فارسی و لاتین در یک شمارهٔ تلفن. لازم نیست یادتان باشد رکورد با کدام املا ساخته شده بود.
ترتیب بر اساس حروف الفبای نام است، نه تازهترینها اول مثل بقیهٔ برنامه — یک دفتر را برای پیداکردن کسی میخوانند، و ترتیب افزودهشدن آدمها راهِ این کار نیست.
یادداشت برای تیم شما
پایین این صفحه یک کارت یادداشت هست. آنچه کارکنان شما آنجا مینویسند پیش کارکنان شما میماند: هیچ مشتری یا نمایندهای آن را در هیچ صفحهای نمیبیند و روی هیچ سندی چاپ نمیشود. هر کسی از تیم شما میتواند یادداشتها را بخواند و یادداشت خودش را اضافه کند؛ ویرایش و حذف فقط مال یادداشتهای خودتان است.