تبدیل پیشفاکتور به بوکینگ
پیشفاکتور پذیرفتهشده با یک کلیک تبدیل میشود و بوکینگ شمارهای به فرمت خودتان میگیرد.
۳ دقیقه مطالعه
در این صفحه
تبدیل کردن
پیشفاکتور پذیرفتهشده را باز کنید و تبدیل به بوکینگ را بزنید. فرم جداگانهای برای ساخت بوکینگ وجود ندارد و نمیشود بوکینگ را از صفر ساخت — هر بوکینگ از پیشفاکتوری میآید که کسی آن را پذیرفته است.
چه چیزی منتقل میشود: مشتری، مسیر، ارز، و تمام ردیفهای کانتینر با قیمت خرید و فروش و پورسانتشان. اینها کپی میشوند، نه اینکه به پیشفاکتور وصل بمانند؛ و همین مهم است — ویرایش بوکینگ، گذشتهٔ پیشفاکتور را بازنویسی نمیکند و پیشفاکتور سند چیزی میماند که توافق شده بود.
شمارهٔ بوکینگ
هر بوکینگ شمارهای میگیرد با همان فرمتی که شرکت شما در تنظیمات مشخص کرده است:
یک پیشوند، سال، و یک شمارنده — مثل VR-2026-0001. این شمارنده فقط مال شماست.
دو فورواردر که هر دو از شیپینا استفاده میکنند میتوانند هر دو پیشوند VR را
انتخاب کنند و هر دو VR-2026-0001 داشته باشند، چون شمارهگذاری برای هر شرکت
جداگانه پیش میرود، نه در کل سامانه.
اگر پیشوندی تعیین نکرده باشید، هنگام ثبتنام یکی از روی نام شرکتتان پیشنهاد شده است. میتوانید آن را در تنظیمات ← شرکت عوض کنید؛ از بوکینگ بعدی اعمال میشود و شمارههای قبلی هیچوقت تغییر نمیکنند، چون همین حالا روی اسناد نشستهاند.
پر کردن چیزهایی که خط کشتیرانی میگوید
پیشفاکتور وقتی نوشته میشود که هنوز معلوم نیست بار با کدام کشتی میرود. بوکینگ همانجایی است که اینها معلوم میشوند، پس مشخصات حمل اینجا قابل ویرایشاند، حتی اگر روی پیشفاکتور خالی بوده باشند:
- کشتی اصلی و بارنامه — بهمحض اینکه خط کشتیرانی تأییدشان کرد.
- شمارهٔ مرجع بیرونی — شمارهٔ بوکینگ خود خط یا نماینده، تا بتوانید با زبان خودشان با آنها حرف بزنید بدون اینکه دنبالش بگردید.
- نوع کالا و بنادر ترانشیپ — تصویر کاملتر مسیر.
بندر بارگیری و تخلیه از پیشفاکتور آمدهاند و اینجا هم قابل اصلاحاند، اگر بعد از توافق مشتری روی قیمت، مسیر عوض شده باشد.
اصلاح مشتری
مشتری هم مثل بقیهٔ چیزها از پیشفاکتور کپی میشود، و اگر روی پیشفاکتور اشتباه انتخاب شده باشد همینجا قابل اصلاح است — کارت مشتری روی بوکینگ یک انتخابگر دارد که فقط کارکنان شرکت آن را میبینند.
این کار فقط عوضکردن یک برچسب نیست، برای همین اول میپرسد. جابهجا کردن بوکینگ، پیشفاکتوری را که از آن آمده و هر فاکتوری را که روی آن صادر شده — حتی صادرشده یا پرداختشده — با خودش میبرد؛ بوکینگی که به نام یکی باشد و به نام دیگری فاکتور شود از خود آن اشتباه بدتر است. هر بارنامه یا فاکتور PDF که شیپینا ساخته بود حذف میشود، چون نام مشتری قبلی روی تکتک صفحههایش چاپ شده است؛ مدارکی که خودتان بارگذاری کردهاید میمانند و آن PDFها را با یک کلیک دوباره میشود ساخت.
مشتریای که بوکینگ از او گرفته میشود، دیگر آن را در پورتالش نمیبیند. به مشتری تازه هم مثل یک بوکینگ جدید خبر داده میشود.
بعدش چه میشود
حالا بوکینگ همان حمل است. از اینجا به بعد مراحل مسیر را ثبت میکنید، مدارکی را که همراه بار میروند پیوست میکنید، و در نهایت فاکتور صادر میکنید — موضوع سه مقالهٔ بعدی.
اگر مشتری حساب پورتال داشته باشد، تبدیلکردن به او هم خبر میدهد: بوکینگ و شمارهاش در اعلانهایش ظاهر میشود، و معمولاً همین اولین باری است که میشنود حمل قطعی شده است.
یادداشت برای تیم شما
پایین این صفحه یک کارت یادداشت هست. آنچه کارکنان شما آنجا مینویسند پیش کارکنان شما میماند: هیچ مشتری یا نمایندهای آن را در هیچ صفحهای نمیبیند و روی هیچ سندی چاپ نمیشود. هر کسی از تیم شما میتواند یادداشتها را بخواند و یادداشت خودش را اضافه کند؛ ویرایش و حذف فقط مال یادداشتهای خودتان است.