پیگیری پول
صادرشده، معوق و ابطالشده دقیقاً یعنی چه، و گزارش سنی چطور تصمیم میگیرد کدام فاکتور پیگیری میخواهد.
۲ دقیقه مطالعه
پنج حالت
- پیشنویس — فرستاده نشده، مشتری نمیبیندش، هنوز قابل ویرایش است.
- صادرشده — فرستاده شده و طلب است.
- پرداختشده — تسویه. کار دیگری نمانده.
- معوق — هنوز طلب است و آنقدر عقب افتاده که کسی علامتش زده.
- ابطالشده — سوختشده. کسی این را پرداخت نمیکند و چیزی هم بدهکار نیست.
پیشنویس و صادرشده و پرداختشده یک توالیاند. معوق و ابطالشده دو اتفاق متفاوتاند که برای فاکتورِ صادرشده میافتند — یکی هنوز پیگیری میخواهد و دیگری تمام شده است. همین تفاوت است که نمیگذارد این دو، یک برچسب با دو رنگ باشند.
«عقبافتاده» با «معوق» یکی نیست
معوق دکمهای است که کسی فشار میدهد. هیچ چیزی فاکتور را خودبهخود به این حالت نمیبرد. پس فاکتوری که صادر شده، سه هفته پیش سررسید شده و در شلوغی کار بیصدا مانده، هنوز صادرشده خوانده میشود — و دقیقاً همان فاکتوری است که باید ببینیدش.
به همین دلیل هر جای شیپینا که میپرسد «این عقب افتاده؟» جواب را از تقویم میگیرد، نه از ستون وضعیت. تاریخ سررسید در فهرست، گزارش سنی، عددهای پرداختنشدهٔ داشبورد: همه روزهای گذشته از سررسید را میشمارند، پس هیچ فاکتوری نمیتواند با علامتنخوردن از دیدشان پنهان شود.
گزارش سنی
فاکتورهای پرداختنشده — صادرشده و معوق، همان دو حالتی که هنوز ماندهاند — بر اساس فاصلهشان از سررسید دستهبندی میشوند:
جاری · ۱ تا ۳۰ روز · ۳۱ تا ۶۰ · ۶۱ تا ۹۰ · بیش از ۹۰
دستهٔ «بیش از ۹۰» همان است که برایتان خرج برمیدارد، و کوتاهترین گفتوگو وقتی است که هنوز در دستهٔ «۳۱ تا ۶۰» باشد.
علامتزدن پرداخت
وقتی پول رسید، فاکتور را پرداختشده علامت بزنید. شیپینا به بانک شما وصل نیست و پرداخت نمیگیرد — چیزی را ثبت میکند که شما به آن میگویید، درست مثل مراحل حمل.
مشتری چه میبیند
مشتریها فاکتورهای خودشان را در پورتالشان میخوانند، با همان نوار مراحلی که شما میبینید، منتها از سمت خودشان: جایی که شما «منتظر پرداخت» میخوانید، آنها «پرداخت سررسید شده» میخوانند. شیپینا هنگام صدور فاکتور یا معوقشدنش به آنها ایمیل نمیزند — بهجایش یک اعلان در پورتال خودشان میگذارد، و همین. پیگیری از مشتری یک گفتوگوست و به شما تعلق دارد، نه به یادآور خودکار نرمافزاری که خودش انتخابش نکرده.