راهاندازی شرکت شما
پروفایلی که مدارک از روی آن چاپ میشوند، اینکه چه کسی ورود جداگانه میگیرد، و اسم بوکینگهایتان.
۴ دقیقه مطالعه
در این صفحه
چه چیزی روی مدارک مینشیند
سه بخش اول تنظیمات ← شرکت همان سربرگ شماست. نام شرکت، ایمیل و تلفن تماس، وبسایت و نشانی روی هر پیشفاکتور، تأیید بوکینگ و فایل PDF فاکتوری که میسازید چاپ میشوند — مشتریای که یکی از اینها را میخواند باید بدون بازکردن ایمیلش بفهمد چه کسی فرستاده و جواب را کجا بدهد.
لوگوی شما فایلی است که بارگذاری میکنید، نه یک لینک: یک PNG یا JPEG تا ۲ مگابایت انتخاب کنید و همراه مدارکتان نگه داشته میشود و مثل هر فایل بارگذاریشدهٔ دیگری از فضای ذخیرهسازی پلن شما کم میکند. همان لحظهای که انتخابش میکنید بارگذاری میشود — برای این بخش دکمهٔ ذخیرهای در کار نیست — و جایگزینکردنش فایل قبلی را پاک میکند.
اینکه لوگو به مدارک برسد یا نه، با کلید زیرش تعیین میشود. وقتی چاپ روی مدارک تولیدشده روشن باشد، هر بارنامه و فاکتور PDF که از آن پس میسازید لوگو را در بالای صفحه، کنار نام، وبسایت و اطلاعات تماس شما دارد؛ اگر روی سربرگ خودتان چاپ میکنید، خاموشش کنید. در هر حال مدرکی که قبلاً ساختهاید همان شکلی میماند که با آن ساخته شده — یک PDF از همان لحظه که نوشته میشود یک فایل است.
نشانی ورود اینجا عوض نمیشود
slug شما همان چیزی است که تیمتان هنگام ورود تایپ میکند و موقع ساخت شرکت تثبیت شده است. بهجای یک فیلد، به شکل مقداری برای کپیکردن نشان داده میشود، چون تغییرش یعنی تغییرِ شیوهٔ ورود همه — و اگر واقعاً به نشانی دیگری نیاز دارید، آن یک گفتوگو با شیپیناست.
دسترسی پورتال، دو کلید روی دو جواب
یک مخاطب مشتری یا نماینده تنها وقتی میتواند وارد شود که هر دو شرط برقرار باشد: پلن شما آن پورتال را داشته باشد و شما هم روشنش گذاشته باشید. بستن همیشه دست خودتان است، بازکردن نه. پورتالی که پلنتان نمیفروشد، تا وقتی خاموش است غیرفعال نشان داده میشود و یادداشتی با پیوند به اشتراکتان کنارش میآید — اما تا وقتی روشن است قابل فشردن میماند، و اگر با پورتالِ باز به پلن پایینتری رفته باشید دقیقاً همین را لازم دارید: هنوز میتوانید ببندیدش، فقط دیگر نمیتوانید بازش کنید.
خاموشکردن فوری است. این تنظیمی نیست که از ورود بعدی اثر کند — کسانی که در آن پورتالاند، در همان درخواست بعدیشان رد میشوند، حتی اگر نشستی داشته باشند که هنوز منقضی نشده. فقط وقتی خاموشش کنید که منظورتان «همین حالا بس است» باشد.
کارکنان خودتان هیچوقت درگیر این دو کلید نیستند، و این عمدی است: وگرنه شرکتی که هر دو پورتال را بسته، خودش را از صفحهای که برای بازکردنشان لازم دارد بیرون انداخته بود.
بوکینگهایتان چه نامیده میشوند
بوکینگ هنگام تبدیل پیشفاکتور نامش را میگیرد، و طراحی این نام با شماست نه با ما. پنج تنظیم آن را مینویسند:
- پیشوند — یک تا هشت حرف یا رقم، که با حروف بزرگ ذخیره میشود. شیپینا یکی را از سرواژههای نام شرکتتان پیشنهاد میدهد و آن را بهشکل یک دکمه عرضه میکند نه بهشکل اعمال خودکار، چون شمارهگذاری تازه در میانهٔ سال آن چیزی را عوض میکند که پیشتر به خطوط کشتیرانی گفتهاید.
- درج سال — روشن یا خاموش.
- شمارنده یا کد تصادفی — شمارنده بوکینگها را به ترتیب شماره میزند، پس شماره میگوید هر حمل کجای پروندهٔ شماست. کد تصادفیِ هشتکاراکتری هیچ نمیگوید، و اگر ترجیح میدهید تعداد بوکینگهایتان اعلام نشود، فایدهٔ همین است.
- عرض عدد — شمارنده تا چند رقم با صفر پر شود.
- شروع دوباره — شمارنده هر سال از نو شروع شود، یا برای همیشه ادامه بدهد.
خط زیر آن، نام واقعی بوکینگ بعدی است که با هر تایپ و پیش از هر ذخیرهای از نو حساب میشود. از آن استفاده کنید: قالب شمارهگذاریای که پیش از پذیرفتنش دیده نشود، همان است که یکبار اشتباه میشود و سالها با آن زندگی میکنید.
دو کار هست که انجام نمیدهد. تغییر قالب هیچوقت بوکینگهای موجود را تغییر نام نمیدهد و شمارنده را هم از نو شروع نمیکند — از بوکینگ بعدی به بعد اعمال میشود. و شمارههایتان فقط مال خودتان است: فورواردر دیگری روی شیپینا میتواند همان پیشوند را بردارد و به همان شماره برسد بیآنکه با شما تداخل کند، چون شمارهها درون هر شرکت یکتا هستند نه در کل سامانه.
شرایط فاکتور
بخش آخر یک متن آزاد است — شرایط پرداخت، اطلاعات حساب، هر چیزی که فاکتورهایتان باید با آن تمام شوند — تا دو هزار کاراکتر. این متن پای هر فاکتور PDF که از این پس بسازید چاپ میشود. فاکتورهایی که قبلاً ساختهاید همان شرایطی را نگه میدارند که با آن ساخته شدهاند، و اولین باری که شمارهٔ حسابی را اصلاح میکنید، دقیقاً همین رفتار را میخواهید.
آن را به هر زبانی که مشتریهایتان میخوانند بنویسید. برخلاف برچسبهای دور و برش، این متن نثر خود شماست، پس هر خط با جهت خودش چیده میشود — بندی که به فارسی نوشته شده، بندی فارسی کشیده میشود نه بندی که به قالب انگلیسی هل داده شده باشد.
چه کسی میتواند اینها را عوض کند
دیدن این صفحه به دسترسی خواندنِ پروفایل شرکت نیاز دارد و تغییرش به دسترسی ویرایش. کسی که فقط اولی را دارد، همان اطلاعات را به شکل فهرست میبیند نه فرمی پر از فیلد از کار افتاده، همراه با یادداشتی که میگوید کدام دسترسی را ندارد. مدیر شرکت میتواند آن را از تنظیمات ← نقشها و دسترسیها بدهد.